1. Um dashboard pode estar atualizado e ainda mostrar o passado

Abrir um dashboard e encontrar gráficos, indicadores e números atualizados transmite uma sensação imediata de controlo.

Mas existe uma pergunta anterior:

Quando é que os dados por trás desses indicadores foram realmente atualizados?

Numa empresa de instalações elétricas, diferentes áreas podem trabalhar com ritmos completamente diferentes.

As horas podem ser registadas diariamente.
As compras podem ser atualizadas quando uma encomenda é lançada.
O progresso da obra pode ser revisto semanalmente.
O financeiro pode fechar determinados custos apenas alguns dias depois.
Uma alteração de escopo pode continuar pendente de registo.

2. Fontes diferentes podem representar momentos diferentes da mesma obra

Quando informações de períodos diferentes são analisadas como se fossem simultâneas, podem surgir interpretações erradas.

3. Visibilidade depende de saber a idade dos dados

Um indicador torna-se mais confiável quando a gestão consegue responder três perguntas:

• de onde veio esta informação?
• quando foi atualizada?
• até que período da operação ela representa?

4. O atraso dos dados também é um atraso na decisão

Considere uma atividade cujo consumo de horas começou a desviar do planeado na segunda-feira.

Se as horas forem registadas diariamente, o sinal pode aparecer rapidamente.

Mas se a produção executada só for atualizada no final da semana, a gestão ainda não consegue saber se:

• houve perda real de produtividade;
• a equipa simplesmente produziu mais;
• houve uma alteração de escopo;
• existiu alguma restrição operacional.

O problema aconteceu na segunda-feira.

Os dados necessários para compreendê-lo só ficaram disponíveis na sexta-feira.

Neste caso, a empresa não possui apenas um problema de dados.

Possui quatro dias de atraso entre o acontecimento operacional e a capacidade de compreender o que aconteceu.

Esse intervalo reduz o espaço disponível para agir.

5. O que deve ser monitorizado?

Para os dados que suportam decisões operacionais importantes, algumas informações devem estar explícitas:

• fonte do dado;
• responsável pela atualização;
• data da última atualização;
• período operacional representado;
• frequência esperada de atualização;
• estado de completude;
• eventuais falhas ou dados em falta.

Com esse contexto, a gestão deixa de olhar apenas para o valor apresentado e passa também a compreender o nível de confiança daquela informação.

6. Como a Attemptie pode ajudar

A Attemptie não começa apenas pela criação de dashboards.

Primeiro analisamos as fontes existentes, a frequência de atualização, a completude e a rastreabilidade dos dados que suportam cada indicador.

Isso permite identificar situações em que a informação parece atual, mas está baseada em fontes com diferentes níveis de atraso.

A partir daí, estruturamos regras de qualidade e atualização para que os principais sinais operacionais tenham contexto suficiente para serem utilizados pela gestão.

O objetivo não é exigir dados em tempo real para tudo.

É garantir que, quando uma decisão precisa de ser tomada, a gestão saiba quão atual, completa e confiável é a informação que está a utilizar.